Új KEF-Központosított Közbeszerzési Portál - Első lépések

Tisztelt Intézmények, Tisztelt Szállítók!

A Közbeszerzési és Ellátási Főigazgatóság Központosított Közbeszerzési Portálja (a továbbiakban: ’KEF-KKP’, vagy ’Portál’) megújult. Az alábbiakban pár fontos információt ajánlunk a szíves figyelmükbe az új Portállal kapcsolatban. Felhívjuk a szíves figyelmüket arra, hogy mindezek nem helyettesítik az új Portállal való ismerkedéshez erősen javasolt Online Kézikönyv használatát, mely Bejelentkezés után a jobb felső sarokban látható 'kérdőjel' (?) ikonra kattintva érhető el. A kézikönyv véglegesítése még folyamatban van, érdemes gyakrabban visszanézni rá, amennyiben valamely menüpont még nem tartalmaz információt.

Ahogy eddig is, a Portál a Firefox, Chrome és Edge böngészőszoftverekre van elsődlegesen optimalizálva, így ezekkel a szoftverekkel a Központosított Közbeszerzési Portál továbbra is teljes értékűen használható.

A Portál rendszerében számos változás történt, melyek közül - a teljesség igénye nélkül - az alábbiakra különös tekintettel hívjuk fel szíves figyelmüket:

Portál:

• A megújult rendszerben megkülönböztetünk 'Publikus felületet' (külső) és 'Bejelentkezés utáni felületet' (belső). A Publikus felületen korlátozott információk láthatóak, de a hatályos Keretmegállapodások adatlapjai és a Termékek innen is elérhetőek. Felhívjuk a figyelmet arra, hogy a Publikus felületen megjelenített hírblokkok tartalmukban eltérhetnek a Bejelentkezés utáni 'Hírek' menüpontban olvasható információktól (ez a hír a belső Hírek között is olvasható). A Központosított közbeszerzési rendszer teljes körű működése bejelentkezés után érhető el.

Intézmény/Szállító regisztráció:

• Új szervezeti regisztrációt a bejelentkezett felhasználó saját adatlapján a 'Szállítóim' és 'Intézményeim' fül alatt, a 'Csatlakozás szállítóhoz' ill. 'Csatlakozás Intézményekhez' gombra kattintva az 'Új szállítót regisztrálok' és 'Új intézményt regisztrálok' nevű gombokkal lehet kezdeményezni.

 Feladatok:

• A Vezérlőpult alatt a Feladatok fülre kattintva a legtöbb folyamat gyors elérése megtalálható. Az Áttekintés fül alatt a folyamatok megnevezései csoportosítva láthatóak, ahol a számra kattintva azonnal az adott legyűjtéshez ugorhatnak. Minden folyamat a Feladatok és Áttekintés nézetektől függetlenül is elérhető a releváns menüpont alatt, nem kizárólagos a fenti két nézet használata!

Hírek:

• A Portál felhasználói számára a Hírek, információk a Vezérlőpult - Hírek fülre kattintva olvashatóak. A régi portál hírei a bejelentkezési, publikus felületen olvashatóak. A jövőben a fontos hírek mind a publikus, mind a bejelentkezés utáni felületen is megjelennek.

Rendszerüzenetek:

• A szervezet adatlapján a 'Felhasználók' fül alatt találhatóak az intézményhez/Szállítóhoz rendelt felhasználók. Az Adminisztrátorok itt tudják menedzselni a felhasználóikat, és többek között itt lehet beállítani személyenként - 'A szervezetet érintő minden rendszerüzenetet/e-mailt megkap' nevű pipálható opcióval -, hogy megkapjon-e minden rendszerüzenetet, vagy csak arról kapjon e-mailt, amiben az adott felhasználó érintett.
• Mind a Szállítói, mind az Intézményi Adatlapokon található egy 'Értesítési email-cím'. Az itt beállított címre a Portál a legtöbb esemény/folyamat rendszerüzenetét megküldi, ezért erősen ajánlott ennek az email-címnek a mihamarabbi felülvizsgálata és beállítása.
• A Dinamikus Beszerzési Rendszer adatlapján a résztvevő Szállítók kapcsolattartási email-címét mostantól a Szállítóknak kell rögzíteniük (bármikor változtatható). Az érintett DBR-rel kapcsolatos automatikus rendszerüzenetek csak az itt megadott címre kerülnek kiküldésre - ha itt nincs megadva email-cím, akkor a Szállító adatlapon az 'Értesítési email-cím' a rendszerüzenetek alapértelmezett címzettje.

Felolvasólap:

• A Verseny Újranyitások esetén megváltozott a Felolvasólap kezelése: az új rendszer a Felolvasólapot elektronikus űrlapként kezeli. Mostantól az Ajánlatkérő a Verseny Újranyitás előkészítése kapcsán egy gombnyomással legenerálja a Felolvasólap sablont („Automatikus módosítások elvégzése” nevű gomb, majd utána a „Felolvasólap mentése” gomb), ami alapesetben is már egy használható, teljes értékű felolvasólap, de az ügyintéző ezt bizonyos határok között módosíthatja. Az Ajánlattevőknek ezt a felolvasólap-sablont kell kitölteniük, és a kitöltés végeztével egy gombnyomással beküldeniük. A folytatás a már megszokott: a Felolvasólap beküldése után van lehetőség egy (vagy több) tömörített állományban az ajánlatot feltölteni. Az előző Portálon indított Verseny Újranyitások esetén a folyamat nem változott, tehát ezeknél az eljárás bár új felülettel, de a régi rendszerben megszokottak szerint kell lebonyolítani, pdf-alapú felolvasólap használatával.

Ajánlatok bontása:

• A Verseny Újranyitást mostantól a rendszer automatikusan bontja. Az ajánlattételi határidő utáni időzített folyamatok, a bontás folyamata, a fájlok kititkosítása működésének szabályai miatt a Bontás ideje általában 1-2 perc, de akár 15-20 percet is igénybe vehet. Csak a teljes folyamat sikeres lefutása után lesznek elérhetőek a Felolvasólapok az érintettek számára.
• A Hiánypótlási folyamatból kikerült a Bontás. Így a hiánypótlások a feltöltést követően azonnal elérhetőek az Ajánlatkérők számára.

Kötelezett/Önként csatlakozó státusz:

• Intézményi adatlapokon mostantól Termékkategória főcsoportok szerinti bontásban kell a Kötelezett-Önként csatlakozott státuszt beállítani. Mindaddig, míg ez nem kerül beállításra, a rendszer Önként csatlakozottnak tekinti az intézményt, pl. negyedéves igényfeladás esetén is. Felhívjuk az intézményi Adminisztrátorok szíves figyelmét, hogy erősen javasolt mihamarabb az intézményi adatlapot és annak füleit átnézni, az adatokat frissíteni, aktualizálni, különös tekintettel a 'Kötelezettségi adatok' nevű fül alatt található adatokra.

Saját Hatáskörű beszerzés:

• A Saját Hatáskörű Beszerzések bejelentései esetén egy adatlapra csak egy Termékkategória-főcsoport alól lehet berögzíteni egy, vagy több termékkategóriát. Más, eltérő csoportba tartozó termékkel kapcsolatos bejelentést külön adatlapon kell bejelenteni. Keretmegállapodást nem kell választani, csak akkor, ha a beszerezni kívánt konkrét termék szerepel valamelyik Keretmegállapodás árlistájában.

Közvetlen Megrendelés:

• A Megrendelések feladásának menete és a kapcsolódó folyamatok kezelése pár kisebb plusz opció kivételével nem változott, a felület és ezzel párhuzamosan az adatok elrendezései újultak meg.

Amennyiben a KEF Portál működésével kapcsolatban az Online Kézikönyv (jobb felső sarokban látható 'kérdőjel' (?) ikon) nem nyújt kielégítő információt és további kérdései lennének, segítségre van szüksége vagy hibát, hiányosságot talál, kérjük, egy telefonos elérhetőség megadásával vegye fel velünk a kapcsolatot a kkpsupport@kef.gov.hu email-címen. A KEF Portáltámogató csoportjában dolgozó kollégáink állnak szíves rendelkezésükre - elérhetőség: 'Kapcsolatok - Segítség a Portálhoz' menüpontban.

 Felhívjuk a szíves figyelmüket arra, hogy az új Portál bevezetése kapcsán megnövekedett számú megkeresések miatt a kapcsolatfelvétel ideje elhúzódhat, szíves megértésüket kérjük, a türelmüket köszönjük.

 

 Közbeszerzési és Ellátási Főigazgatóság